電子メールに関しては、知っておくべきことがすべてわかっていると思うかもしれません。結局のところ、私たちのほとんどは平均121通のメールを送受信しています 1日あたり 、ハイテク市場調査会社によると ラディカティグループ 。しかし、受信トレイで毎日かなりの時間を費やしている可能性がありますが、それでもおそらく1つか2つのことを学ぶことができます。実際、あなたやあなたの連絡先リストに載っている他の多くの人々を定期的に逃れる電子メールのエチケットルールがたくさんあります。あなたが電子的に礼儀正しいことを確認したいですか？これは、おそらく知らなかったが、知っておく必要のある電子メールの17の黄金のルールです。
1時間が必要な場合でも、メールを受け取ったらすぐに返信します。
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電子メールを送信してから数週間後に、電子メールへの応答を受け取ることに感謝する人は誰もいません。実際、コンサルタント会社が実施した2018年の調査 トースターパフォーマンスソリューション 41％の人が、1時間以内に同僚からの電子メール応答を期待していることを明らかにしました。 （今すぐ経理部に謝罪のメモを書き始めてください！）
もちろん、一部の電子メール応答では、考えをかみ砕いて、測定されたメッセージを作成するように求められます。そのような場合、解決策は簡単です。数分以内に返信して、メッセージを受信したことを送信者に知らせますが、問題を解決するにはもう少し時間が必要です。そうすれば、彼らはあなたが彼らの電子メールを考慮に入れていることを知っており、単に彼らを無視しているのではありません。
2「全員に返信」は注意して使用してください。
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「返信」オプションと「すべて返信」オプションには決定的な違いがあります。それでも、多くの電子メールユーザーは残念ながらそれを認識していません。あなたがその1人である場合は、後者を選択すると、元のメッセージでCCされたすべての受信者が応答を受信することを知っておいてください。多くの場合、全員の受信トレイをいっぱいにする必要はありません。
これらの不必要な大量のメッセージはそのような惨劇であり、それらを説明する口語的な用語があります： ' Allpocalypseに返信 。」したがって、次に大量の電子メールに返信するときは、誰が本当に返信を読む必要があるかを検討してください。会社全体ですか、それとも元の送信者だけですか。
3誰かからの応答が必要な場合は、CCしないでください。
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電子メールで誰かをCCする場合、つまり「カーボンコピー」している場合、通常は会話に参加させておきたいことを示しますが、必ずしもその人からの応答を探しているわけではありません。そして、トレーニングの専門家として ダニエル・ワルツ 警告、CCオプションを誤用すると、通信の問題が発生する可能性があります。
「同僚を多くの電子メールにCCで送信することにより、同僚はあなたの電子メールが重要であると見なされなくなり、「参照フォルダ」または「後で読む」フォルダに直接配置される可能性があります」と彼女は書いています。 LinkedIn 役職。 「これにより、将来的に重要な情報が失われる可能性があります。」
したがって、誰かからの応答を期待する場合は、その人の電子メールアドレスを「宛先」フィールドに入力し、「CC」機能を慎重に使用してください。
4BCCを使用しない時期と時期を理解します。
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BCCフィールドはさらに複雑で、経験豊富な電子メールユーザーでさえ常に回避しています。しかし、それを分解しましょう。BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略です。したがって、CC-ingに似ていますが、BCC-ingはその人の電子メールを他の受信者に表示しません。つまり、チェーンの他の誰もあなたを見ることができません。それらが含まれています。
では、いつBCCを使用しても大丈夫ですか？ ヒレルフル の 株式会社 雑誌によると、それは厳密に大量の電子メール、または誰かが電子メールで他の誰かにあなたを紹介するときのためのものです。
「他のすべての場合、誰かに電子メールを送信し、他の誰かにBCCを送信すると、それが好きかどうかにかかわらず、不正直になります」とフルド氏は述べています。 「あなたは人Xに電子メールを送り、彼らが知らないうちに、人Yにあなたの会話を盗聴させています。人物Xは、他の誰かがこのメールを読んでいることを知りません。実際には、あなたはそれを他の誰かにも密かに送信しました。
5感嘆符は慎重に使用してください。
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あちこちでメールに感嘆符を付けるのは簡単ですが、 習慣 それの。歴史的に興奮を示すために使用されてきましたが、電子メールでは、感嘆符は偽りや受動的な攻撃性と簡単に間違えられる可能性があります。
追われることを意味する夢
「[an]メールで不要な感嘆符を使用すると、テキストの根本的な意味が簡単に破壊される可能性があります。」 アンナベラサイ で説明します HRダイジェスト 。 '重要なことを強調する必要がある場合にのみ使用してください。読者がメッセージを読んだときに、そのメッセージをどのように解釈するかを考えてください。
6ユーモアの使用には注意してください。
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誰もが大好きです うまい冗談 時々ですが、直接対応していないと口調が誤解される可能性があるため、メールからジョークを除外することをお勧めします。 「電話または直接のユーモアを予約してください」ビジネスライティング教授、 デビッドシルバーマン 、に書いた ハーバードビジネスレビュー 。 「そうすれば、列の反対側や会議テーブルの向こう側に唖然とした沈黙があるとき、私は言うことができます」私が自分自身をどれほど面白いと思っているかをあなたは理解していないかもしれません、そしてそれを考えると、私は私は今やめると信じています」
しかし真剣に：2005年に発表された極めて重要な研究 パーソナリティと社会心理学のジャーナル 送信者は受信者が80％の確率でトーンを正確に解読できると予測しましたが、受信者は実際には56％の確率でトーンを正確に読み取ることができただけであることが明らかになりました。
7スラングをスキップします。
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インスタントメッセージングの台頭に伴い、 英語 「あなた」の「u」や「したい」の代わりに「したい」など、より広く使用されるようになりました。しかし、メールに関してはユーモアがあまり定着しないのと同じように、 スラング 同様のノーゴーです。ある人によると OnePoll 調査によると、37％の人が職場でのスラングの使用は容認できないと考えており、55％は、上司にメールを送信する際に「笑」をスキップすると答えています。
8件名に注意してください。
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件名は単純ですが、必要です。そして、メールの大部分が読まれているので モバイルデバイス -電子メール配信会社によると55％ 復路 —それらを釘付けにすることが重要です。短く、簡潔で、直接的な件名が最適です。メールの目的を明確に記載し、5語以下に制限する必要があります。これは、モバイルデバイスがその後の単語をすべて遮断するためです。
9署名を含めます。
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誰かからメールを受け取って疑問に思ったことはありますか？ から ？ '送信者のアドレスは、送信者が誰であるかについていくつかの手がかりを与えることができますが、それだけでは不十分な場合もあります。電子メールの最後にある署名は、あなたが誰であるか、あなたが何をしているのか、そして彼らがあなたにさらに連絡する方法を受信者にすぐに知らせることができます。
統合マーケティングエージェンシーの人々 クリエイティブ 電子メールの署名ボックスを持つことは、「電子メールを送信するたびに人に名刺を渡すようなものです」と言います。まだお持ちでない場合は、氏名、役職、電話番号、メールアドレス、ウェブサイト、ビジネスロゴを含む署名を追加してください。
10 KISSを忘れないでください（短くシンプルにしてください）。
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KISSの方法は、私たちのほとんどが小学校で教えられたものですが、それは後の人生でそれがそれほど必要ではないという意味ではありません。 ブーメラン 、メール生産性アプリは、より多くのメール応答を取得するための主要な方法を調査しました。彼らの最大の持ち帰り？あなたが8歳のように書くのが最善です。
彼らの調査によると、3年生の読書レベルで書かれたメールは、大学の読書レベルで書かれたメールよりも36％多く返信される可能性があります。
11添付ファイルに注意してください。
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添付ファイルは電子メールプロセスの必要な部分である場合がありますが、放棄して添付する前に、添付ファイルの使用方法を十分に理解しておく必要があります。長い電子メールチェーンでは、見過ごされたり見落とされたりすることがあります。また、受信者が電子ウイルスに警戒しているため、予期しない添付ファイルも開かれない傾向があります。
最善の解決策は、電子メールの本文で添付ファイルを呼び出すことです。 Grammarly 添付ファイルの受信者に通知する最善の方法は、メールの最後に「[アイテム]を添付しました」または「添付ファイルの[アイテム]を参照してください」というメッセージを含めることです。 。」
12フォントを標準化します。
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フォントのスタイルや色をいじるのは楽しいかもしれませんが、プロの世界には明るいピンクのComicSansを置く場所はありません。結局のところ、デジタル通信に関しては、フォントの使用は非常に重要です。 コリン・ウィールドン 、の作者 タイプとレイアウト：あなたはコミュニケーションをとっていますか、それとも単にきれいな形を作っていますか？ 「間違ったタイプを選択するだけで、読者の4分の3を吹き飛ばすことが可能です」と彼は語った。 アメリカの作家とアーティスト 。
では、電子メールに関しては、どのフォントに固執する必要がありますか？ MageMail ジョージア、ヴェルダナ、タイムズニューローマン、トレビュシェットMS、またはArialをお勧めします。
13すべてを校正します。
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メールを書くとき、たぶん、あなたは間違いを犯すでしょう、あなたはただ人間です。ただし、仕事用の電子メールに関しては、間違いを見逃すことはあまりありません。で Grammarly世論調査 約2,000人の回答者のうち、67％が ない 電子メールでタイプミスをしても大丈夫ですが、許容できる間違いだと思ったのはわずか6％でした。
14最後にメールアドレスを入力します。
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誰もが知っておくべき常識の事実
準備が整う前、またはタイプミスが解消される前にメールを送信しないようにする最も簡単な方法はありますか？受信者のメールアドレスを入力する前に、すべてが最高の形になるまで待ちます。ご存知のように、 メールの間違い 間違った印象を与える最も簡単な方法の1つです。
「問題はプロ意識だけではありません」 カレン・ケスラー 、エバーグリーンパートナーズの社長は語った フォーブス 。 「危機に瀕しているのは、従業員と会社または組織の評判です。メールの決定が不十分だと、従業員（解雇）だけでなく、組織にも訴訟が発生するという悪影響が見られます。」
15そして受信者の名前をトリプルチェックします。
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避けるべき大きな間違いの1つは、受信者の名前のスペルが間違っていることです。送信を押す前に、必ずトリプルチェックしてください。多くの人 行為を参照してください の スペルミス 怠惰で思いやりのない名前、 特に 正しいスペルがメールアドレスにある場合。誤ってその間違いをした場合はどうすればよいですか？ キャスリンシャンリー 、My Red PenEditingの所有者 言う すぐに謝罪することはあなたの信頼を維持するための鍵です。
16専門的なビジネスの場合は、専門的な電子メールアドレスを使用します。
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個人の電子メールアドレスは、友人や家族とやり取りするときに使用できますが、専門的なビジネスの領域から遠ざけてください。これは特に重要です 消費者-売り手 状況。 2016年 GoDaddy 1,000人のアメリカ人を対象にした調査では、75％がプロのメールを持っていることがオンラインビジネスを信頼する上で重要な要素であると考えており、33％が個人のメールアドレスを使用した場合、売り手の正当性を疑うと考えています。
「実生活でもオンラインでも、第一印象を決して忘れません」とGoDaddyの最高製品責任者は スティーブン・アルドリッチ 、で言った ステートメント 。 「多くの場合、顧客との最初の直接のやり取りは電子メールを介して行われるため、このコンテキストで専門家に見えることは非常に重要です。」
17何でも共有できることを忘れないでください。
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転送、BCC送信、または単に誰かの顔に電話をフラッシュすることのいずれであっても、電子メールに書き込んだものはすべて、意図した受信者以外の誰かに見られる可能性があることを覚えておくことが重要です。したがって、すべての電子通信は専門的でリスクのないものでなければなりません。結局のところ、電子メールは 法廷で許容可能 、したがって、後であなたに対して使用される可能性のあるものは絶対に送信しないことをお勧めします。そして、あなたの仕事の生活を改善するためのより多くの方法については、 より賢く、より難しくないための25の天才トリック 。
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