効果的なビデオ会議通話の推奨事項と禁止事項|最高の人生

とともに コロナウイルスパンデミック 世界中のオフィスを閉鎖し、無数の企業や個人が就業日がどのように見えるかを再考しています。ただし、これらの変更は、汗をかくための取引所の服装をはるかに超えています。多くの人にとって、それはビデオ会議の突然の大洪水も意味します。

しかし、多くの人々と Zoomおよびその他のビデオ会議プラットフォームを使用する初めて、会議にログインするだけで、それらのビデオ会議を最大限に活用することは、2つのまったく異なることになる可能性があります。専門家の助けを借りて、すべてのビデオ会議通話を問題なく開始するのに役立つ決定的な推奨事項と禁止事項をまとめました。

行う：あなたの後ろのエリアを整頓してください。

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最初にクリーンアップせずに同僚をオフィスに招待しない場合は、同僚をオフィスに招待しないでください。あなたのホームオフィス整頓されていないとき。

「同僚にホームオフィスをきちんと整理されたものとして見てもらいたいのです」と言います。 クリステンサウソールワット 、の作者 ソロワークデイ 。に加えてあなたのスペースを掃除する、Wattsは、ドアに直接視線を向けないようにし、オフィスを再配置して、覗き込んだ家族が会議に参加しないようにすることをお勧めします。」

禁止事項：コンピュータを顔の下に置きます。

シャッターストック

会議では、直接会う場合でもオンラインで行う場合でも、アイコンタクトを維持することが不可欠です。そのため、カメラを適切に配置してください。

「誰もが自分に似合う角度を持っていますが、地面から見上げる角度はありません」と言います。 フリンザイガー 、クリエイティブデジタルマーケティングエージェンシーのCEO オンライン楽観主義。代わりに、Zaigerは、他の人があなたを見やすくするために、目の高さより少し上になるようにコンピュータを持ち上げることをお勧めします。最高の状態を保ちます。

行う：通知をオフにします。

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水に落ちることについての夢

デバイスに届く通知は、気を散らすだけでなく、ビデオハングアウトのすべての人の気を散らします。

「特に指定された作業ブロックの間ではなく、ニュースの見出しや新しくアップロードされたビデオが発生した瞬間に通知を受ける必要はありません」とワッツ氏は言います。「ソーシャルメディアフィードをざっと見るたびに、あなたは多くの生産的な時間を失います。」

禁止事項：技術的なねじれを解決するために最後の最後まで待ちます。

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会議をスムーズに実行したい場合は、通話を開始する前に、ビデオとオーディオの設定を含むソフトウェアをテストしたことを確認してください。

「会議を開始してから、音声が途切れる、またはビデオが台無しになっていることに気付くと、遅延が発生します」と述べています。 ルーベンヨナタン 、のCEO GetVoIP 、クライアントがあなたを非効率的だと見なす場合、これはあなたのビジネスにさえ費用がかかる可能性があると警告します。すべてが適切な順序になっていることを確認するために、Yonatanはまず、フィードバックを提供できる友人とドライランを行うことをお勧めします。

行う：呼び出しの間にダウンタイムを組み込みます。

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連続した会議がある場合でも、会議の間に数分のダウンタイムがあると、それぞれの会議での効果に大きな違いが生じる可能性があります。

「電話や会議の後、フォローアップのメールやテキストをダッシュオフし、会議中に取ったメモを整理し、次のタスクのために精神的にギアをシフトするのに数分かかります」とワッツ氏は言います。通話間の準備時間は、気が散るリスクを高める可能性があります。

禁止事項：話すのが速すぎる。

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いつもの1分間のスピーチで、同僚があなたが伝えようとしているポイントを理解するのが難しくならないようにしてください。

「聞いている（そして見ている）人があなたを理解するのに苦労するほど速く話さないでください」と言います デボラ・スウィーニー 、のCEO MyCorporation 。一時停止してペースを調整する必要がある場合、Sweeneyは、「ええと」や「ええと」などのつなぎ言葉を使用する代わりに、カメラに向かって微笑むことをお勧めします。

行う：他の人のボディーランゲージに注意してください。

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一度に話す人が多すぎると、すぐに理解できない不協和音に変わる可能性があります。スピーチの重複を避けたい場合は、会議の参加者を読んでいることを確認してください。ボディランゲージ話しても安全なときの手がかりを得るために。

「注意すべき通常の兆候は、うなずく頭、または口が開き始めることです」と言います ジュリアン・ジョスト 、CEO兼共同創設者スペースベース。

禁止事項：不要なタブは開いたままにします。

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手元のタスクに集中し、恥ずかしさを避けたい場合は、会議中に不要なタブをすべて閉じるか、最小限に抑えてください。

「誰かが「画面を共有して見せてくれませんか」と尋ねられたときに、不意を突かれたくないのです」と言います。 シェイン・シャーマン 、のCEO TechLoris 、一度に開いているタブが多すぎると、通話の品質に影響を与える可能性があると述べています。

行う：ヘッドホンを使用してください。

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同僚はあなたの話を聞きたいと思っています。子供が遊んでいる音、犬が吠えている音、外を通りかかっている救急車ではありません。

「ほとんどのラップトップマイクは本当に悪いです、そしてすべての小さなノイズを拾います」と言います ジュリービー 、社長 BeeSmartソーシャルメディア。「イヤフォンとヘッドホンは、バックグラウンドノイズを最小限に抑え、あなたが言っていることを理解します。」

禁止事項：読書。

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会議の参加者の関心を維持したい場合は、スピーチを行うのではなく、対話を促進するようにしてください。

「最近、私たちの注意力はさらに短くなっているので、コンピューターの前に座って通話中の人と話す代わりに、人々を会話に引き込みます」とBee氏は推奨します。。

行う：ミュートボタンとビデオオフボタンを使用します。

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特に指示がない限り、すべての会議でマイクやカメラをオンにする必要はありません。

「話していない場合は、自分をミュートしてください。たくさん動き回る必要がある場合、または立ち上がって会議から休憩する必要がある場合は、ビデオを非表示にして自分自身をミュートしてください」とBee氏は提案します。

禁止事項： WiFiのみに依存します。

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あなたは子供のためのジョークを何と呼びますか

Wi-Fiが機能しなくなった場合に備えてバックアップ計画を立てておけば、重要な詳細を1つも見逃すことはありません。

「昔ながらのイーサネットケーブルの堅実なネットワークパフォーマンスに勝るものはありません」と述べています。 Jovan Milenkovic 、の共同創設者 CommandTech 。多くのラップトップにはイーサネットポートがありませんが、Milenovicは、CAT5からUSBへのアダプターは安価で、プラグインを可能にするためにすぐに利用できると述べています。

行う：自動録音を設定します。

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会議中に必死にメモを取るのではなく、自動記録を設定して、その後に発生したすべてのことを逐語的に記録できるようにします。

「ズームを使用すると、通話を自動的に録音できます。これは、プロジェクトに関するクライアントまたはチームのフィードバックを録音するのに非常に役立ちます」と述べています。 ドゥスティアラブ 、ビジネスストラテジスト Reinvention Co 。

禁止事項：他のインターネット対応デバイスを実行したままにします。

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会議を開始する前に自宅周辺の他のインターネット対応デバイスをオフにすると、接続の遅延を制限し、ビデオ会議通話をスムーズに実行し続けることができます。

「最高のインターネットパッケージでさえ、自宅のインターネットがビデオ会議で長時間のビジネス会議を維持できることを保証するものではありません」とミレンコビッチ氏は言います。

行う：チャット機能を使用します。

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会議の最後のQ＆A時に全員が話し合うのを避けたい場合は、簡単な解決策があります。

「チャット機能を使用して、質問や発言を単にぼかすのではなく、最初に述べてください」と提案します。 マシュー・ロス 、の共同創設者兼COO 眠りの庭。

禁止事項：汗をかいてください。

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仮想の同僚を直接扱うのと同じ敬意を持って扱い、会議の一部を確認してください。

「明るすぎるものやパターンが多すぎるものは避けてください」と提案します カイルターク 、マーケティング担当副社長基調検索。 Turkは、同僚が肩から上にしか見えないと思っていても、立ち上がったり移動したりする必要がある場合に備えて、作業に適したボトムスを着用することをお勧めします。

行う：バックアップ計画を立てます。

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会議に該当するすべてのログイン情報を手元に用意しておくと、接続が遅れてもビートを逃すことはありません。

「計画どおりにオンラインに接続できない場合に備えて、電話番号またはバックアップ計画があることを確認してください」と提案します。 ペイジ・アルノフ・フェン 、グローバル戦略的マーケティング会社の創設者兼CEO Mavens＆Moguls 。

禁止事項：キーボードを使用してください。

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会議中にメモを取りたい場合は、キーボードをタップするのではなく、ノートブックを手元に用意してください。

「メモを取っている場合でも、メールやチームチャットに返信している場合でも、入力の音が気を散らします」と言います。 マーク・ストラスマン 、UCCのSVPおよびGM LogMeIn 。手書きのメモが適切な代替手段とは思えない場合、Strassmanは、ほとんどのビデオ会議プラットフォームで利用可能な組み込みの文字起こしサービスを使用することをお勧めします。

行う：ホットキーを有効にします。

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マイクのアクセスボタンを探す代わりに、会議の前にホットキーを有効にして、必要なときにいつでも簡単にチャイムを鳴らすことができるようにします。

「プッシュツートークを有効にすると、グループ通話環境でホワイトノイズ、エコー、バックグラウンドノイズの原因にならないことが保証されます」と述べています。 キーナンビービス 、の創設者ロングハウスメディア、この機能はZoom、Skype、Discordなどのプラットフォームで利用できると述べています。